Compliance Assessment and Monitoring

Ein neuer potentieller Geschäftspartner liegt zur Prüfung vor. Dieser wird hinsichtlich möglicher Reputations- oder weiterer Risiken bewertet.

Der Vertrieb erhält vertiefte Informationen, die auf mögliche Risiken hindeuten können sowie Empfehlungen, wie diesen Risiken angemessen begegnet werden kann


Compliance Officer

Es findet eine Besprechung mit der Geschäftsführung zu aktuellen Themen statt. Es wird die Verteilung einer neuen Richtlinie besprochen, die Einführung eines neuen Prozesses wird abgestimmt und die Risikoanalyse einer Tochtergesellschaft wird ausgewertet.


Data Privacy Officer

Die Bewertung eines neuen Prozesses erfolgt. Im Rahmen dieser Bewertung werden kritische Punkte angemerkt und Vorschläge unterbreitet, wie möglichen Risiken angemessen begegnet werden kann.


Compliance Officer und CDD

In einer Besprechung mit dem Bereich Vertriebsinnendienst und Vertriebskoordination werden Anpassungen im Kundenneuanlageprozess sowie eine aktuelle Geschäftspartnerprüfung besprochen.


Compliance Officer

Die Einführung eines neuen Prozesses bei einer Tochtergesellschaft wird vorbereitet. Dazu werden Dokumente aufbereitet, eine Präsentation erstellt und mit der Gesellschaft abgestimmt, ob die Einführung vor Ort oder als Websession durchgeführt werden soll.


Data Privacy Officer

Es findet eine Schulung für neue Mitarbeiter statt. In dieser Schulung wird ein Grundverständnis für Datenschutz vermittelt und zudem wesentliche Themen vorgestellt.


Compliance Officer

Anfragen von Mitarbeitern und Führungskräften zu Einladungen und Geschenken, Veranstaltungen und auch einer möglichen Unterstützung eines Kunden bei Werbemaßnahmen werden bearbeitet.


PRIORITY

Bei der MS Motorservice International GmbH unterstütz das Compliance Management System die Einhaltung der Ethik- und Compliance-Regeln für integres Verhalten im Umgang mit Kunden, Geschäftspartnern, Mitarbeitern, Aktionären und der Öffentlichkeit. Dies heißt insbesondere, dass regelkonformes Verhalten gefördert wird, Fehlverhalten vermieden werden soll, mögliche Missstände frühzeitig erkannt werden und eine angemessene Reaktion auf Defizite oder mögliches Fehlverhalten folgt. Ebenso gehört der Datenschutz bei Rheinmetall zum Bereich Compliance.

Mitarbeiter des Bereichs Compliance beraten bei der konkreten Umsetzung der Compliance-Regeln oder Fragen im Alltag.

Der Code of Conduct (Verhaltenskodex) enthält die Grundwerte, an denen sich das tägliche Handeln der Mitarbeiter orientiert:

Respekt, Vertrauen und Offenheit.


COMPLIANCE OFFICER

  • berät und unterstützt bei Fragen
  • klärt mögliches Fehlverhalten auf

COMPLIANCE DUE DILIGENCE (CDD)

  • Shared Service Team für die gesamte Rheinmetall Group
  • führt ein Third Party Assessment (Beurteilung durch Dritte) zu möglichen Geschäftspartnern (bspw. Kunden, Lieferanten) durch

DATA PRIVACY OFFICER

  • identifiziert Verarbeitungsvorgänge
  • prüft rechtliche Zulässigkeit und technische Umsetzbarkeit
  • schafft Bewusstsein und schult Mitarbeiter

BESTECHUNG

  • unzulässige Einflussnahme auf eine Entscheidung im geschäftlichen Verkehr.
  • kann weitreichende Konsequenzen für Mitarbeiter, Führungskräfte und die Gesellschaft haben

TPA (THIRD PARTY ASSESSMENT)

  • Hintergrundrecherche zu einem potentiellen Geschäftspartner
  • wichtiger Bestandteil der Geschäftsentscheidung, um Risiken zu identifizieren und angemessen zu bearbeiten

VERFAHRENSVERZEICHNIS

  • Darstellung aller Verarbeitungsprozesse mit  Personenbezug
  • Grundlage zur Erfüllung der datenschutz-rechtlichen Pflichten

AZUBI AUFGABE

Ein potentieller Neukunde war Vertreter von einer sanktionierten Firma in Weißrussland. Vertiefte Recherchen sind notwendig, um die Beziehung zwischen diesen beiden Unternehmen genauer zu beleuchten. Die Erkenntnisse werden mit CDD und dem Compliance Officer besprochen. Darauf folgen Empfehlungen.


NACHGEFRAGT

Was ist eine Geschäftspartnerprüfung?

In einer Geschäftspartnerprüfung werden Informationen eines potentiellen Geschäftspartners mit recherchierten Informationen und dem Business Case (Geschäftsfall) abgeglichen. Werden Unstimmigkeiten entdeckt, werden diese nach Möglichkeit geklärt. Ist dies nicht möglich, wird eine Empfehlung ausgesprochen, wie mit diesen Risiken angemessen umgegangen werden kann.

Die Einschätzung von Compliance ist ein Baustein in der Gesamtbetrachtung, ob ein neuer Geschäftspartner der richtige Geschäftspartner für uns ist.

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